Met welke persoon wordt informatie gedeeld

Welke persoonsgegevens worden verzameld/gedeeld

Rechtmatige grondslag en doel

Verwerkers

overeenkomst

Client belt met Time Auti of iemand belt naar Time Auti voor een aanmelding of vraag

De smartphone waarop de telefoontjes binnen komen registreert het nummer. Indien er slechts een korte vraag was zullen deze gegevens niet geregistreerd worden en gekoppeld aan een naam in de smartphone.

Wanneer het een aanmelding betreft waarbij een vervolgafspraak wordt gemaakt voor een kennismaking, zal het telefoonnummer gekoppeld worden aan een naam in de smartphone. Ook zal dit nummer geregistreerd worden voor de opmaak van een dossier.

Client belt met nummerweergave e geeft daarmee vrijwillig het nummer weer. Het vastleggen en koppelen van dit nummer aan een naam wordt alleen gedaan bij het maken van een vervolgafspraak. Indien de vervolgafspraak niet leidt tot een begeleiding, zal die registratie binnen een maand worden verwijderd.

n.v.t

Client mailt een vraag via het contactformulier van de website

Het contactformulier staat rechtstreeks gekoppeld met het emailadres van Time Auti

Verwerkersovereenkomst met Delta/Zeelandnet (provider email en internet).

Cliënt deel gegevens vrijwillig aan Time Auti via mail of in persoonlijk gesprek of telefonisch.

Client deelt de informatie en Time Auti slaat deze op: digitaal[1] en uitgeprint in dossier[2]. Doel; aanmelding en bekend maken van de hulpvraag. Tevens contact- en bezoekgegevens voor de uitvoering van de begeleiding. Ook zijn deze gegevens van belang voor een goede administratie van cliënten en begeleiding, tevredenheid enquête en bedrijfsadministratie.

Aanmeldingsformulier:

-         Persoonsgegevens:

o   Naam

o   Geboortedatum

o   Adres

o   Emailadres

o   Telefoonnummer

o   Informatie over gezinssituatie

o   Informatie over wonen, werken, vrije tijd

-         Bijzondere persoonsgegevens:

o   Medische gegevens over problematiek ASS en aanverwant met beschrijving van problemen die men ervaart in sociale verkeer, motoriek, communicatie, slapen, stemming en dagelijkse vaardigheden.

-         Risico-inventarisatie

Met toestemming van de cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger(s), vrijwillig.

Met welke persoon wordt informatie gedeeld

Welke persoonsgegevens worden verzameld/gedeeld

Rechtmatige grondslag en doel

Verwerkers

overeenkomst

Time Auti maakt begeleidingsplan en mailt deze ter goedkeuring aan cliënt, via Zorgmail[3].

In het begeleidingsplan staan de volgende gegevens:

-         Naam, geboortedatum

-         Startdatum document en evaluatiedatum

-         Korte omschrijving startsituatie en probleemomschrijving

-         Doelen waar aan gewerkt wordt

-         Evaluaties van de doelen

Doel: plan van aanpak t.a.v. gestelde hulpvraag en tevens ter aanvraag van de zorgopdracht dan wel verlenging van de zorgopdracht. Het begeleidingsplan wordt aangevuld met evaluaties en aanpassing van de doelen n.a.v. de evaluaties. Ook deze worden steeds ter goedkeuring ondertekend door de betrokkenen en voordat ondertekend wordt is er een OOGO (op overeenstemming gericht overleg), Time Auti werkt op vrijwillige basis, waardoor cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger het eens moet zijn met de inhoud van het plan en schriftelijk toestemming moet geven om dat te verstrekken aan derden.

Client of diens wettelijk vertegenwoordiger(s) hebben voor akkoord met de inhoud en het verzamelen en verstrekken va informatie voor het eenmalig delen van deze informatie toestemming gegeven door het ondertekenen van het plan en toestemmingsverklaring (in plan gevoegd bij ondertekening).

Time Auti heeft een verwerkersovereenkomst met CKZ.

(CKZ heeft een verwerkersovereenkomst met de leverancier van de Zorgmail.)

Na goedkeuring en ondertekening wordt het begeleidingsplan per Zorgmail of door ouders/cliënt zelf verstuurd aan de gemeente/gemeenteloket.

Doel is aanvraag zorgopdracht bij de gemeente(loket).

De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de totstandkoming van een overeenkomst van begeleiding.

Cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger(s) geven toestemming.

N.v.t.

Met welke persoon wordt informatie gedeeld

Welke persoonsgegevens worden verzameld/gedeeld

Rechtmatige grondslag en doel

Verwerkers

overeenkomst

Gemeente(loket) verstuurd de zorgopdracht Time Auti aan CKZ

CKZ deelt persoonsgegevens en zorgopdracht gemeente via Zilliz4 aan Time Auti. Time Auti bevestigd va Zilliz dat deze cliënt in begeleiding is bij Time Auti. Het betreft de volgende persoonsgegevens die door gemeente worden verstrekt aan CKZ en CKZ aan Time Auti verstrekt: deze staan opgeslagen in het registratiesysteem van CKZ, welke informatie door Time Auti kan worden gelezen, verwerkt en opgeslagen. Time Auti leest deze gegevens alleen. De benodigde persoonsgegevens verkrijgt Time Auti via de cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger(s). De zorgopdracht wordt bewaard in het digitale registratiesysteem Zilliz en in het papieren dossier Time Auti:

-         BSN:

-         Naam:

-         Geboortedatum:

-         Burgerlijke staat: niet nodig voor Time Auti, wel zichtbaar.

-         Geslacht: niet nodig voor Time Auti, wel zichtbaar.

-         Leefeenheid:

-         Juridische status: niet nodig voor Time Auti, wel zichtbaar.

-         Adres:

-         Telefoonnummer:

-         E-mail:

-         Beschikking info:

o   Beschikkingsnummer

o   Afgiftedatum

o   Ingangsdatum

o   Einddatum

o   Productcode/categorie

o   Volume en Frequentie per week

nvt

Nvt

CKZ geeft zorgopdracht via Zilliz[4] door aan Time Auti, Tme Auti noteert presentie (gewerkte aantal minuten per cliënt) in Zilliz.

De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de totstandkoming van een overeenkomst van begeleiding.

CKZ en Time Auti hebben een verwerkersovereenkomst

Time Auti maakt op basis van de zorgopdracht een zorgleveringsovereenkomst, welke wordt voorgelegd aan de cliënt.

De zorgleveringsovereenkomst bevat de naam, geboortedatum van de cliënt en daarnaast de vorm van begeleiding en de start- en einddatum van de overeenkomst, die gelijk valt met de zorgopdracht van de gemeente.

De zorgleveringsovereenkomst wordt door cliënt of diens vertegenwoordigers ondertekend en bewaard in het papieren dossier.

Op basis van toestemming van de cliënt en ten behoeve van de totstandkoming van een overeenkomst worden beperkte persoonsgegevens verwerkt.

n.v.t

Op verzoek van een cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger kan een specifiek verslag gemaakt worden.

Dit verslag wordt verstrekt aan de cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger, zodat zij dit kunnen delen met derden. Indien het verzoek is dit te delen met derden, zal dit schriftelijk kenbaar gemaakt moeten worden. Het verslag wordt dan met beveiligde Zorgmail verstrekt of op papier persoonlijk worden overhandigt.

In voorkomende situaties is een schriftelijke aanvraag nodig van de cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger(s)

n.v.t.

Met welke persoon wordt informatie gedeeld

Welke persoonsgegevens worden verzameld/gedeeld

Rechtmatige grondslag en doel

Verwerkers

overeenkomst

Time Auti registreert afspraken in een digitale agenda op de smartphone. Deze smartphone is beveiligd met een toegangscode én vingerafdrukbeveiliging.

In de agenda worden naam, adres en gemaakte afspraken geregistreerd. Deze gegevens worden niet gedeeld.

n.v.t.

n.v.t.

Facturering en uitbetaling wis gekoppeld aan cliënt.

De facturering geschiedt op basis van zorgopdracht en is gekoppeld aan de naam va de cliënt. Bij het uitbetalen van de gewerkte uren staat de naam van de cliënt benoemd in de bankgegevens. Er worden van die bankrekening geen papieren afschriften verstuurd. Inzage in de bankrekening is via een beveiligd systeem online of via een app. Voor de online omgeving en de app is een inligcode en een vingerafdruk noodzakelijk.

Gemeente betaald uit aan de bank, waarbij gemeente de namen mee geeft. De bank geeft deze informatie door aan Time Auti.

Deze verwerking is noodzakelijk om de zorgovereenkomst uit te voeren.

n.v.t.

Kwaliteitscontrole

Ten behoeven van interne of externe audits voor de kwaliteitscontrole lidmaatschap CKZ (Coöperatie Kleinschalige Zorgkantoren Zeeland) en ISO-9001 dient de cliënt (of diens wettelijk vertegenwoordiger(s) expliciet toestemming te geven middels een voor die audit opgestelde toestemmingsverklaring. De opgeleide auditor heeft inzage in het cliënt- dossier, maar zal deze gegevens niet verwerken. De audit heeft tot doel te beoordelen of Time Auti aan alle eisen voldoet en de juiste documenten (ondertekend) in het dossier beschikbaar heeft.

Op basis van toestemming van de cliënt of diens vertegenwoordiger is er sprake van inzage. De persoonsgegevens worden niet verwerkt.

n.v.t